Maak kennis met Popay: de organisatie achter Job Journey

“Wij willen HR-professionals en medewerkers empoweren met slimme solutions”

Terwijl de arbeidsmarkt piept en kraakt en bedrijven schreeuwen om goede medewerkers, gaan ondertussen de technologische ontwikkelingen razendsnel door. Ook op het gebied van Human Resources (HR). Waar het ene HR-team nog zoekende is en verdwaalt in alle mogelijkheden, is de andere HR-manager al ver met het digitaliseren en automatiseren van processen. Eén van die slimme tools voor het HR-vak is Job Journey; het online talentontwikkelingsprogramma. Maar welke organisatie zit nou achter deze innovatieve software en vanuit welke visie is dit ontstaan? Maak kennis met Popay! We spreken met Bert Vandenbussche, één van de twee oprichters van deze slimme IT-technologie organisatie die van het Empoweren van HR-mensen én medewerkers hun missie hebben gemaakt.

Bert helpt al 25 jaar klanten met de implementatie van HR- en Payrollsystemen. Zijn regio bestaat uit België en Nederland, terwijl zijn partner Pierre Lamboray zich ontfermt over Afrika. Samen sturen zij de Popay groep aan. Bert vertelt hoe de organisatie is ontstaan, gegroeid en ontpopt tot serieuze partner voor grote organisaties op het gebied van HR-software.

Vaak moeten er HR-systemen ingericht en aan elkaar gekoppeld worden en dat is precies waar wij goed in zijn, op HR- én IT-vlak. Zo is Popay ontstaan.

Waar alles begon: een stukje historie
Popay is een systemintegrator, waarbij ze HR-pakketten inrichten en integreren in het bestaande HR-systeemlandschap van de klant. Met deze tak van sport is het bedrijf begonnen. Bert legt uit: “We zagen toen en zien nog steeds dat organisaties vaak grote HR-pakketten kopen en daarbij zoekende zijn naar hoe deze goed te integreren. Dat stuk verzorgen leveranciers namelijk niet. Vaak moeten er verschillende systemen aan elkaar gekoppeld worden en dat is precies waar wij goed in zijn. Vanuit losse HR-softwarepakketten creëren wij structuur en één geheel. Daarbij kijken we ook altijd naar hoe we processen kunnen optimaliseren. Zo hebben veel systemen dezelfde data nodig, denk aan de naam van de medewerker, functie en afdeling. Wij verrijken alle systemen met deze gegevens vanuit één centraal punt. Andersom verzamelen we de data uit die systemen en zorgen ervoor dat het HR-team kan rapporteren over het geheel. Het werkt dus twee richtingen op. Inmiddels hebben we elk systeem weleens gezien en gekoppeld. Dit is het hart van ons bedrijf, zo is alles ontstaan.”

Maar al vrij snel ging Popay verder dan puur het integreren van software. “We zijn ook extra services gaan bieden: 24 uur per dag staan onze specialisten klaar om klanten verder te helpen als ze systeemtechnisch ergens op vastlopen. Door systemen niet alleen te koppelen maar daar vervolgens ook support op te leveren, gaan we een partnerschap aan met de klant. Voor 5 of voor 10 jaar, zo lang als ze willen. Zo zijn we van een projectorganisatie naar partnerships voor de lange termijn gegaan. Daarnaast helpen we klanten met het draaien van hun payroll. Onze medewerkers verzorgen de volledige salarisadministratie en nemen die taak bij organisaties uit handen”, aldus Bert.

Groei en ontwikkeling: van systeemintegratie naar softwareontwikkeling
Na jaren ervaring met systeemintegratie, merken de IT-specialisten dat ze vaak maar een match van 70% behalen bij het implementeren van processen. En dat is zonde, vindt Bert: “Als iets niet 100% geïmplementeerd is, dan werkt het gewoon niet. En dat frustreert ons. Want als wij iets doen, willen we het ook écht goed doen. Dat is onze beweegreden geweest om zelf softwareoplossingen te gaan aanbieden. Dan zitten we niet met die frustratie en kunnen we focussen op processen waar we wél het verschil kunnen maken. Daarvoor hebben we meer dan genoeg kennis en ervaring in huis. Zo kunnen we klanten véél beter helpen en werken aan iets wat echt bijdraagt. Dat maakt zo’n groot verschil. Zo is, naast systeemintegratie en services, de derde hoofdtak ontstaan: softwareontwikkeling.”

Job Journey is een mooi voorbeeld van hoe wij graag werken:
luisteren naar de markt en samen met de klant software op maat ontwikkelen.

De geboorte van Job Journey
Aan de slag met eigen softwareontwikkeling dus, volledig aansluitend op de behoefte van de klant. Maatwerk is hierbij key. Uit zo’n specifieke vraag van een klant is Job Journey geboren. Bedenker en initiatiefnemer is Pim Vinks (Managing Director Nederland), die dit samen met Peter van Sprang (Marketing & Sales Director) heeft uitgerold. “Job Journey is een mooi voorbeeld van hoe wij graag werken”, vertelt Bert. “Luisteren naar de markt en samen met de klant de juiste software op maat ontwikkelen. Wij hebben niet de pretentie alle wijsheid in pacht te hebben. De HR-markt verandert zo snel, en daarbij moet je ook nog trends en modeverschijnselen van elkaar onderscheiden. Wij zijn daarin redelijk down to earth. We springen niet in op iedere hype die ons wordt voorgeschoteld om dat vervolgens aan klanten te verkopen. We kijken echt puur vanuit de werkvloer en hoe we dáár het verschil kunnen maken. Als ik zie hoeveel gesprekken mijn collega’s in Nederland met de klant hebben gehad over Job Journey, hoe we dat hebben gebouwd en bij de organisatie hebben getest om het vervolgens nóg verder te verbeteren: dan werk je aan iets dat bijdraagt. Ik vergelijk het weleens met een soort laboratorium. Samen met de klant experimenteren en heel veel leren. En het resultaat is echt vernieuwend. Job Journey geeft organisaties en medewerkers zelf de mogelijkheid om serieus met talenten bezig te zijn, op een erg leuke manier. Ik ben daar trots op.”

Onderscheidende krachten: HRM empoweren
Popay biedt inmiddels diensten op het gebied van HR-management, Beloning (salaris, payroll), Talentmanagement (Job Journey, recruitment), Planning & Analyse en Datamanagement. Een breed en volledig HR-softwarepakket dus. Sommige oplossingen zijn landspecifiek, vertelt Bert: “In Afrika bieden we met ons eigen platform een totaaloplossing voor alle HR-zaken, van payroll tot soft HR-modules. In België en Nederland koppelen we ons HR-pakket weer vaker aan andere partijen en richten we bijvoorbeeld contractmanagement in. In dit brede pakket en onze kennis en ervaring zit onze kracht: we kunnen alles bouwen en alles aan elkaar connecten. Dat is uniek.” En dat doet Popay niet zomaar. Deze organisatie heeft een missie, namelijk: HR-managers én medewerkers empoweren. “Slimme HRM-technologie, advies en implementatie kunnen mensen echt in staat stellen geweldige dingen te doen. Daar draait het allemaal om. We zijn een toegewijde Human Capital Management Company die organisaties helpt gedijen en medewerkers ondersteunt om hun doelstellingen te bereiken met efficiënte HRM-oplossingen. Als iedereen snel en gemakkelijk de beschikking heeft over alle benodigde informatie of juist zelf aan de slag kan met een eigen talentontwikkelings-journey, dan voelt iedereen zich in controle. En dan merk je dat medewerkers lekkerder in hun vel zitten, er meer werk wordt verricht en de resultaten verbeteren”, vertelt Bert vol energie.

Gebruikersgemak voorop
En daarbij gaat het niet alleen om de functionaliteiten. Die zijn zeker belangrijk, maar ook het gebruikersgemak staat voorop. “De basis van functionaliteiten staat al: nu kunnen we gaan kijken naar gebruikers”, legt Bert uit. “We willen dat onze systemen ervoor zorgen dat het werk voor een medewerker aangenamer wordt. De nieuwste generatie gebruikers zijn Instagram gewend, dus ze moeten intuïtief met onze software kunnen omgaan. Of het nu gaat om een manager, medewerker of beheerder van tijdsgegevens: hoe gaan zij de juiste informatie terugvinden in de systemen? Wij bekijken hoe we hun ervaringen naar onze applicaties kunnen brengen. Daarmee maken we het verschil. Het gaat in ons vak dus zeker niet alleen om de functionaliteiten, maar ook om de user experience.”

Slimme HRM-technologie, advies en implementatie kunnen mensen echt in staat stellen geweldige dingen te doen. Zo empoweren wij HRM.

De belofte waarmaken
Het empoweren van HRM, oké. Een mooie belofte. Maar, hoe doe je dat? En wat onderscheidt Popay daarin van andere partijen? Daarover is Bert helder: “Wij zijn rechtdoorzee, vernieuwend, slim en klantgericht. En dat bewijzen we iedere dag weer opnieuw bij onze klanten.” Klinkt goed, maar wat betekent dat in de praktijk? Bert legt het uit.

Rechtdoorzee
“Wij zijn rechtuit, juist omdat we het verschil willen maken. Klanten worden soms beïnvloed door een hype. Op zo’n moment kan het gebeuren dat wij zeggen ‘dat ziet er leuk uit, maar first things first’. Een klant is bijvoorbeeld naar een conferentie geweest en heeft zitten dromen over Artificial Intelligence (AI). Natuurlijk biedt dit kansen. Maar wij stellen altijd de vraag: hoeveel kan dit vandaag voor u als klant betekenen in HR? De realiteit van vandaag is dat bepaalde klanten niet voor alle medewerkers een werk e-mailadres hebben. Stap 1 bij digitalisering van het HR-beleid is een e-mailaccount. Dus om bij AI te komen, zijn bepaalde stappen nodig. Wij zetten na het dromen de voeten weer op de grond. En dat kenmerkt ook onze no-nonsense aanpak: om iets te bereiken, moet je bepaalde fases doorlopen in een bepaalde volgorde. Dus soms moeten we rechtuit zijn en vooral realistisch. We gaan dan die discussie aan, op een respectvolle manier.”

Vernieuwend
“Daar is Job Journey een mooi voorbeeld van. De markt evolueert continu. Als je bijvoorbeeld kijkt naar performance management zoals het beheer van competenties, doelstellingen en evaluaties, dan zie je dat dit de afgelopen jaren van een heel rigide proces vol evaluaties, is omgeslagen naar ‘volledig afschaffen omdat het toch geen nut heeft’. Dit is allemaal gericht op ‘we hebben een medewerker en we proberen die te kneden totdat ie in onze functiebeschrijving past’. Het klassieke model van performance management en functioneren dus. Maar nu is er een nieuwe stroming op komst: job crafting. We gaan de job veel meer vormgeven op basis van de persoon die we hebben. Dus we kijken eerst naar de capaciteiten van de medewerker en gaan daar een functie omheen bouwen, die natuurlijk wel in doelstelling staat van het bedrijf, maar waarbij we het talent van mensen optimaal benutten. Job Journey gaat nog een stap verder: daar loopt dit volledige proces vanuit de medewerker. Je kijkt niet alleen naar talenten, maar naar aspiraties: waar word ik gelukkig van? Het initiatief ligt volledig bij de medeweker. De kennis en informatie die je daarin verzamelt, biedt veel intelligence: wat is het potentieel van de mensen die ik heb en hoe kan ik daar creatief mee omgaan en dit slim inzetten? Nog leuker wordt het als we nóg verder gaan: want waarom zouden we pas beginnen bij een medewerker? De stap die Popay Nederland nu met Job Journey heeft gezet, is om met hetzelfde platform naar studenten te gaan. Een persoonlijke reis en een bijzondere beleving. Waar wil ik heen? Dat is heel innovatief! Samen met de scholen denken we hierover na en hiermee gaan we echt buiten de getreden paden. Deze applicatie is ook fun, bijna gamification, en die ervaring pakken we weer mee in ons ‘saaie’ verhaal van Popay HR. Een mooie wisselwerking tussen innovatie en het bestaande.”

De functionaliteiten staan al, nu kunnen we volop inzetten op gebruikersgemak en user experience.

Slim
“Met het bouwen van al die koppelingen voor klanten, ontdekten we een patroon. Dezelfde zaken kwamen telkens terug. Daarom hebben we een framework ontwikkeld, waarmee we iedere koppeling op dezelfde manier opbouwen. Dat hebben we modulair aangepakt door het proces op te delen in stapjes. Kiest een klant voor een nieuw systeem? Dan kunnen we met bestaande bouwblokken de nieuwe koppeling een stuk makkelijker bouwen. Dat is slim. Ook zijn we altijd op zoek naar optimalisaties, dat zit erin gebakken. Veel van onze medewerkers zijn ‘blauwe mensen’. Dat betekent dat we heel rationeel zijn. We bekijken altijd hoe we een vraagstuk zo slim mogelijk kunnen aanpakken.”

Klantgericht
“Iedere organisatie zegt klantgericht te zijn. Maar wij laten dit ook zien. Hoe gek het ook klinkt: wij willen niet zomaar iets verkopen. We kijken naar wat een klant nodig heeft. Heel belangrijk daarin is om de verwachtingen van een klant te vertalen naar mogelijkheden op IT-vlak. Dat blijft altijd een uitdaging. Wij zijn reëel en vaak ook creatief, maar maken de klant wel gelukkig. Is iets niet betaalbaar? Dan spreiden we de kosten over 2 of 3 jaar of we zoeken een vorm van co-makership, zodat het wél haalbaar is voor de klant. Dat is soms een evenwichtsoefening. Ons voordeel is dat we geen hele grote organisatie zijn en dat we bij dat soort vraagstukken snel kunnen schakelen. En daarbij gaan we het liefst voor die lange termijn, zelfs als de korte termijn niet rendabel is voor Popay. Klanten merken dat we naar hen hebben geluisterd en dat ze vooruitgaan. Onze support is heel actief: wij kunnen heel snel helpen, zelfs als de vraag buiten onze scope is. Een klant die een probleem heeft, is bij ons een prioriteit en die helpen we. Meteen. Deze wisselwerking is partnerschip.

Mooie, grote klanten
Deze belofte maakt Popay waar voor mooie bedrijven. Bert: “We hebben grote klanten. Vaak zijn het bedrijven met 600 tot 12.000 medewerkers. Die vergen een andere aanpak, want HR wordt steeds complexer als de organisatie groter wordt. Denk aan alle goedkeuringen en workflows. De ervaring die we hebben opgebouwd vanaf het begin, hebben we meegenomen in ons pakket. We zijn bijvoorbeeld sterk in de ziekenhuissector. Zo werken we voor AZ Turnhout in België en het UMC Radboud Ziekenhuis in Nederland. Dat zijn organisaties met de complexiteit van een multinational, maar zonder die budgetten. Met onze aanpak kunnen we daar goed op inspelen en stapsgewijs de zaken implementeren. In Afrika is MCB, een grote bank, een belangrijke klant. Daar heb je te maken met extra complexiteit door strenge security eisen. Ook SVB en AVR zijn klanten waarop we trots zijn. Het leuke is dat zij eigen ERP-pakketten hebben, maar dat wij maatwerk leveren voor end tot end processen. Als het systeem wijzigt, komen ze weer bij ons om het te koppelen.”

De toekomst: onze groeiambitie
Er beweegt heel veel in de HR-branche. En die dynamiek kan Popay alleen maar een boost geven, volgens Bert: “We zijn het pad ingeslagen om van alleen een software-integrator ook naar softwareontwikkelaar te gaan. We hebben bewezen dat we dat kunnen en zijn er klaar voor om een groeispurt in te zetten. We zien veel potentie. Door de reacties van onze klanten en door bepaalde groeitrends die we zien. Deze investering hebben we op eigen kracht gedaan met eigen financiering, we zijn een gezonde organisatie. Ik verwacht dat Popay binnen vijf jaar bijna drie keer zo groot is. En het mooie is dat wat jaren geleden is begonnen als een onderbuikgevoel, we nu cijfermatig kunnen onderbouwen en verantwoorden kijkend naar de trends van de afgelopen drie jaar. Wij zijn er klaar voor!”

Empower HR
Kortom: systeemintegratie, services en softwareontwikkeling op HRM-gebied. Daarvoor kunnen HR-managers die verdwaald zijn of nóg meer willen digitaliseren en slimmer willen werken bij Popay terecht. Alles om HRM en medewerkers te empoweren. Een mooie ambitie en een mooie missie waarin Job Journey feilloos past. Meer weten? Neem dan contact op met Popay!